テレワークでのコミュニケーションのコツ
突然の在宅勤務・・・
本来なら、評価制度や労務管理、コミュニケーション手法など、綿密に準備した上で導入を進めたいテレワークですが、国の緊急事態宣言で、急遽在宅勤務を余儀なくされた組織も多いと思います。
システム環境や業務フロー、PC等の機材など「ツール」の検討に終始しがちですが、忘れてはいけないのが「テレワークのコミュニケーション方法」です。
当たり前だった、顔を合わせて行うコミュニケーションが、画面越しに変わる。
ちょっと声をかければ確認できたことが、チャットや電話をしないと確認できない。
これは大きな変化で、メンバーやマネジャーにとってかなりのストレスとなります。
だからこそ、テレワークでのコミュニケーション方法には十分に配慮する必要があります。
上司からの「あれやった？」「これどうなってる？」
テレワークでよく聞くのが、「上司からの細かい確認が増えた」という声です。
チャットツールなど環境を整える一方で、テレワークにおけるコミュニケーション方法や管理方法は手探りなことが多く、多くの職場で運用で問題が起こってしまっています。
上司はメンバーの行動が見えなくなることで、ちゃんと仕事をしているのか不安になります。
一方、上司はいつものように声をかけたつもりでも、メンバーからすると
「せっかく集中していたのに…」
「丁寧に返信するのは面倒…」
「ちゃんとやってるのに、信用されてないな…」
などストレスの原因になってしまっています。
テレワークの長期化によって、マネジャーとメンバーの関係性が壊れてしまう職場が問題化するかもしれません。
今回は、このような事態を避けるべく、テレワーク時のコミュニケーションに役立つ工夫をご紹介していきます。
※テレワークにおけるマネジメントの考え方についてはこちら
報告タイミングを決め、部下から能動的に報告させる
能動的な仕事か、受動的な仕事かによって、モチベーションに明確な差がでます。
上司の問いかけに対して回答する状態は「受動的」になってしまいますが、予め報告のタイミングを定めておくことで、メンバーが自ら報告をしてくる「能動的」な状態を作ることができます。
タイミングは、「毎日●時と●時」「毎週水曜日の●時」など、上司が確認したいポイントで構いません。
こうすれば、良い報告に対しては「いいね！」と称賛でき、進捗が悪い時もメンバーから状況を知らせてくれるようになってきます。
メンバーとの1on1時間を利用したり、1on1を実施していない場合は、「相談タイム」という予定を予定表に入れておく形でも良いでしょう。
ちょっとした工夫ですが、効果は大きいのでぜひ試してみてください。
口頭でのコミュニケーションを活用する
オフィスワークでは、上司の状況を見て「今なら大丈夫そうだ」と相談しにいきます。
しかし、テレワークになると状況が見えないため、相談するのにも気を遣うようになります。
マネトレ利用者でも、話せば1分で終わる相談をするために、数十分かけてメールを作成しているという事例もありました。とても非効率です。
こうした非効率を防ぐために、メンバーが気軽に相談しやすい状態を、マネジャー自ら作ることが重要です。
＜口頭コミュニケーション（電話やビデオ通話）を活用する＞
気になることや気づいたことがあったら、「今5分くらい〇〇について電話して大丈夫？」と断った上で、メンバーと直接話して解消しましょう。
テレワークマネジメントが上手い方は、短い口頭コミュニケーションを多用されています。
監視するためといった意図はいけませんが、理由があるのなら問題ありません。
注意点としては、連絡をする前に、事前に今から話せるかの確認をいれましょう。
テレワークは自由度の高い働き方です。常に仕事をしている状態を期待することは現実的ではありません。
メンバーは休憩がてら散歩をしているかもしれません。家事や子供の世話をしているかもしれません。
そのため、いきなりの電話ではメンバーはバツが悪くなることもあるので、変なストレスを与えてしまい逆効果になってしまいます。
また、女性メンバーの場合は、お化粧をしていないかもしれませんので、予定していたMTG以外の、自分からのビデオ通話は控えた方が賢明です。
＜相談の仕方、気軽に相談してOKだと明示する＞
自ら実行することに加えて、メンバーに対しても、下記のように相談の仕方を明示することで、コミュニケーションが円滑になります。
・電話の場合→「○○について、電話で2,3分相談可能ですか？」
・チャットの場合→「〜〜の件、以下2つの方法がありますが、①の進め方で良いでしょうか？」
少し大袈裟にリアクションする／感情を載せる
メールやチャットでは、表情や声色などノンバーバルな情報が伝わらないため、少し大袈裟なくらいにリアクションする、あえて感情を載せることを意識してみてください。
いくら「フランクに」「気軽に」と言ったとしても、上司が変えていかないとメンバーは変わりません。上下関係がしっかりした会社ほど気をつけたいポイントです。
「○○の件、報告ください。」⇛「○○の状況はどうかな？」
「了解。」⇛「了解。すごくいいね！」
「（悪い報告に対して）わかりました。」⇛「なるほど。残念だね。。」
といったイメージです。
顔が見えないためニュアンスや感情が伝わりづらいからこそ、チャット等に感情を載せる必要があります。
少しの工夫ですが、対面でのコミュニケーションまではいかないまでも、怒ってはなさそう、承認されている、というニュアンスは伝わるようになり、メンバーは安心します。
以上、テレワークにおけるコミュニケーションの工夫についてご紹介しました。
どれもちょっとした工夫ですが、非対面のコミュニケーションを円滑にすることができます。
ぜひ明日から取り入れてみてください！