コラム

1on1ミーティングのやり方|質問集と継続のポイント

1on1が失敗してしまう理由|陥りがちな注意点

前回(1on1ミーティングとは|活用される背景と始め方について)に続いて1on1についてお話します。

「1on1を導入したが続かなかった」という声も意外と多いです。はじめに、過去の失敗事例から続かなくなる理由をお伝えします。

事前に知っておくことで、同じ過ちを犯さないようにしましょう。


① 結局「上司のための時間」になり、メンバーが効果を感じない

1on1は「部下のための時間」です。

もう少し具体的にすると「部下との信頼関係づくり」「部下の成長支援」の2つが主な目的です。

始める時は理解していても、忙しい現場では、ついつい目的を忘れ、いつの間にか「上司のための時間」となっていることが多いのです。


そうなることを防ぐため、まずは部下のための時間(成長支援の場)であることをしっかり伝えましょう。

アジェンダを用意し、双方に準備した上で会話する場作りが重要です。

当日は、部下の話をちゃんと聞きましょう。

また、忙しいからとスキップしてしまうと、メンバーが1on1の重要性を感じなくなってしまいます。

忙しい時や予定が入ってしまった時は、スキップせず再設定するようにしましょう。

そうすれば、部下のための時間であることはちゃんと伝わるはずです。


② 最初から完璧にやろうとして、堅苦しい場になる/準備が大変

1on1を行うのが初めての場合や、異動で新しく上司になった場合は、最初から完璧にやろうとしすぎないことが大事です。

初回は、互いの人となりを理解し、1on1をどんな場にしていきたいかの共有くらいで十分です。

まずは、今後のために、フランクに話せる場を作ることに徹しましょう。

また、部下の価値観やキャリアなどを最初に聞いておくと、その後の仕事の任せ方や、目標設定、評価などのタイミングでとても役立ちます。

時間が経ってくると、いまさら聞きづらい…となってしまうので、1on1を始めるタイミングが絶好の機会です。


③ なんの話をすれば良いかわからない、うまく質問ができない

部下のための時間だからと、部下に「何か話したいことある?」と丸投げしていては話が広がりません。

部下との信頼関係を強くするには?部下の育成機会にするにはどうすればいいか?と考え、事前に質問を用意しましょう。

アジェンダと質問の話をしましたので、アジェンダ例、質問例をいくつか紹介します。


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効果的な1on1にするための方法|アジェンダを作成する

会議の際は、目的を明確にし、限られた時間内で効率よく話を進めていくために、事前にアジェンダを作成すると思います。

これは1on1ミーティングでも同様です。事前にアジェンダを共有することで、メンバーはそのテーマに対してどんな話をしようかと考えてくれます。

ただ、事前準備が重くなりすぎると続かないので、簡単なもので構いません。

以下では、状況に合わせたアジェンダ例を紹介します。1on1実施の参考にしてください。


1on1初期(メンバーを理解し、信頼関係を構築する)

・お互いの人となりの理解(10分)

・今後のキャリアの考え(10分)

・今の業務のキャッチアップ(10分)


1on1ルーチン(状態を確認し、内省機会をつくる)

・目標の進捗状況(5分)

・業務上の気づき、振り返り(10分)

・チームに対する意見や気づき(5分)

・悩みや相談事項(10分) *1on1冒頭で、相談有無を確認すると時間配分しやすい


目的別で追加するアジェンダ

・評価軸の説明 … 目標設定や評価の前など

・あなたへの期待 … 目標設定や評価面談時、新しい業務や役割を任せる時など

・会社やチームの方針や目標 … 目標設定の前、四半期や毎月の区切りなど


1on1準備に役立つ質問集|1on1で使える具体事例

いざ1on1を行う時、「どんな質問をしていけばいいか」と悩む方が多いです。

30分時間を押さえながら、会話が続かないとなると苦しいですよね。

そんな悩みを緩和するため、実際に1on1を行っている方の質問例をまとめてみました。


■人となりを理解する質問

  • どんな時にやりがいを感じる?
  • どんな仕事にやりがいを感じる?
  • この会社に入ったきっかけは?
  • 入社した時はどんなことやりたいと考えてた?
  • 入社前後でギャップはあった?(良いギャップ、悪いギャップ)
  • これまで一番の成功体験は?
  • 今の仕事に活きている長所は?
  • 最近はまっている趣味はある?
  • 学生時代、熱中していたことは?
  • 過去にこだわるタイプ?現在重視?未来志向?
  • 個人的な背景や家族のことで私が知っておくべきことはある?

■今後のキャリアの考えを聞く質問

  • 今後どんな仕事をしていきたい?
  • 今後のキャリアはどう考えてる?
  • 3〜5年以内にこれだけは成し遂げたいと思うことは?
  • マネジメント志向?スペシャリスト志向?
  • これからどんな能力を伸ばしていきたい?

■今の業務をキャッチアップする質問

  • 今の仕事で、最も面白いと感じることは?
  • 今の仕事で、ストレスに感じることは?
  • 仕事上、どんな対立がある?
  • 今まで、どんな仕事をしてきたか教えて
  • 最近の仕事量はどう?程よい?少し余裕ある?
  • 今やってる仕事で、無駄だなと感じる業務はある?
  • 今担当している業務の中で、過小評価されていると感じる業務はある?

■目標の進捗を確認する質問

  • 先週の自分の仕事は何点?
  • 減点の要因は?
  • どうすれば100点取れた?
  • 期初に立てた目標は達成できそう?
  • 次までにどんなことに取り組む?
  • 誰かの助けが必要な障害はある?
  • 中長期の目標達成のために、自分の何を変えるべきだと思う?
  • 仕事関係で尊敬している人は誰かいる?どんなところを尊敬してる?

■業務上の気づきや振り返りのための質問

  • 成功要因は何だと思う?
  • どうしたらうまくできたと思う?
  • 今回の成功(失敗)から何を得た?学んだことは?
  • 次はどんなことに気を付ける?
  • 最近、チャレンジできてると感じる?
  • 最近、新しいことを学べていると感じる?

■チームに対する意見や気づきを聞く質問

  • 最近、同僚との関係性はどう?誰と仲が良いの?
  • チームの一体感を感じる?
  • チームメンバーは、チームにコミットしていると感じる?
  • 同じチームメンバーで褒めたい人はいる?
  • チームをより良くするためのアイデアある?

■悩みや相談事項を聞く質問

  • 今日この場で相談、確認しておきたいことはある?
  • 最近、何か困っていることはない?

今回は隔週〜毎週1回定期的に行うスタンダードな1on1を想定して、汎用的なものをまとめました。

ぜひ1on1継続のための参考にしてください。 


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