コラム

1on1ミーティングの活用法

1on1は、上司が部下の話を聴く時間

1on1とは、「上司と部下が1対1で行う定期的なミーティング」のことです。

業務の進捗や成果の確認といった管理のためのものではありません。部下の現状や悩みを聞き、課題の解決策を考えさせたり、解決の手助けをしていく、育成のための時間です。

元々は米国のシリコンバレーの企業で始まり、近年ではヤフー、ソニー、楽天などの日本企業でも全社的に採用されるなど、多くの企業で実施されています。

なぜ、多くの企業が、マネジメント手法として1on1を導入しているのでしょうか?

プレイングマネジャーで忙しいからこそ、定期的に1on1を実施

マネトレ導入企業の管理職へヒアリングを行ってみると、管理職ごとに背景は異なりましたが、共通するのは「定期的にメンバーのための時間をとることで、結果的に効率的・効果的なマネジメントができる」という考えでした。


<管理職を取り巻く環境の変化>

・働き方改革で残業が抑制されたが、同じ成果を求められる(生産性向上が求められる)

・採用難と転職しやすさから求められる「エンゲージメント」(退職理由1位は「上司との関係性」)

・「背中を見て育て」タイプのマネジメントが合わない若手社員(上司に望むのは「親しみやすさ」)


このような環境変化から、管理職はこれまで以上に「生産性向上」「部下との関係構築」を求められるようになりました。従来のマネジメント手法では通用しなくなったことで、

効率的・効果的なマネジメント手法として「1on1」を実施しているようです。

1on1の基本的なやり方

・頻度:週1回〜隔週1回(少なくとも月1回)*定期的に

・時間:1回30分程度(難しい場合は15分でも時間をとることが大事)

・目的:部下のための時間(部下の成長、目標の達成、タイムリーなフィードバック、信頼関係構築)

・ポイント:キャンセルではなくリスケジュール、事前にアジェンダを共有


部下のための時間として定期的に実施するのが1on1の基本で、1回あたりの時間や頻度は無理ない範囲からスタートで構いません。

今の業務に「追加」と考えるのではなく、現在必要に応じてメンバーと会話しているものを、予めスケジュールを確保するスタイルに「シフト(切り替え)」と捉えると導入しやすくなるかもしれません。

「毎週1人ひとりに30分も時間を取れない」という声もありますが、メンバーが8人だとすると週に4時間、月に16時間で、実は業務時間の10%程度です。(* 16/160=10%)

いまでも部下のマネジメントに10%以上の時間を使っているのではないでしょうか?

それを、業務時間の10%で効果的・効率的なマネジメントへ切り替えていこうというのが1on1です。

1on1の始め方

1on1を実施してみようと感じていただいた場合、「どうやって始めるか?」が気になると思います。実際に以下のような相談をよくいただきます。


・どんなアジェンダにするのが良いか?

・実施する背景のうまい伝え方はない?

・具体的にどんな質問をすればメンバーは答えやすい?

・メンバーと会話する機会で終わらせず、もっと効果的な場にしたい


これから1on1を始めようとするときのポイントは、3つです。


① 1on1の目的を明確にし、アジェンダ・質問を用意する

② 部下に「なぜ1on1をやるのか」をきちんと伝える

③ 定期的な予定として、先の日程まで予定を押さえておく


それぞれ見ていきましょう。


① 1on1の目的を明確にし、アジェンダ・質問を用意する

1on1は、部下のための時間です。部下を理解し、部下の成長を支援する場にしましょう。

分かってはいても、ついつい目の前の仕事の話になりがちです。それを防ぐためにも、予めアジェンダ、質問を用意しておきましょう。そうすれば限られた時間でも、部下は自分のために時間をとってもらえたと感じるでしょう。


② 部下に「なぜ1on1をやるのか」をきちんと伝える

いきなり上司から面談が組まれたら、部下は何か悪いことをしたかと不安になるでしょう。

部下のための時間なのだから、マイナスな印象を与えるのは損です。「なぜ1on1をやるのか」をきちんと伝えましょう。


③定期的な予定として、先の日程まで予定を押さえておく

1on1は、定期的に開催するものです。予定が埋まってくると予定を合わせるのが大変になります。先の日程まで予定を押さえるようにしましょう。毎週月曜日の午後など、固定してしまうのも1つの手です。

もしも、他の予定が入ってしまった場合は、その都度、別の日程で再調整しましょう。

次回は、せっかく1on1をはじめたけれど続かない、そんな悩みに役立つ「1on1」の続け方についてお話します。


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